レンタルスペース ダブルブッキング 対応策 インスタベースが原因 私が取った行動

レンタルスペース
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私はダンススタジオの
レンタルスペースを運営しています。

今年4月22日、
レンタルスペースをオープンして
ちょうど1年が経ちました。

そして今回の本題、
なんとダブルブッキング
起こってしまいました。

今日はレンタルスペースの
ダブルブッキングについて
お話しします。

ダブルブッキングが
起こってしまった時の対策として
少しでもお役に立つことができれば
と思います。

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いきなり利用者から電話

いつも通り仕事をしていると
急に利用者から電話がありました。

「ダブルブッキングになってます」

私はめちゃくちゃ焦りました。

そして私はこう答えました。

「今すぐ調べますので折り返し
電話します」

Googleカレンダーを確認すると
何故かダブルブッキングに
なっていました。

なんでだ!?

私はこの時、
仕事で家にいませんでた。

レンスぺに関するメールは
全部パソコンで確認していました。

しかし私はスマホでも
メールを見れる設定にしています。

ポータルサイトや自社サイトで
予約が入ったときに届く
自動送信メールをGメールに
届くように設定していたので
私はスマホで利用者の名前と
予約サイトを確認
しました。

インスタベースの予約だった

ダブルブッキングが起こった
ポータルサイトを調べてみると
利用者2名とも
インスタベースからの予約
でした。

私はインスタベースに
1つのスペースで2つ掲載しています。

わかりやすく言うと
・スペースAをスタジオとして掲載
・スペースAを会議室として掲載

今回予約が入ったのは
スタジオページと会議ページの
両方からでした。

先に予約申し込みがあったのは
スタジオページから。

当日利用での予約申し込みは
会議ページから。

これはどう考えてもこれは
インスタベース
もしくはGoogleカレンダーによる
不具合だと判断しました。

利用者に連絡

私がスマホで調べていると
利用者から電話がかかってきました。

パソコンと違って
スマホでメールを調べるのは
少し時間がかかります。

私はまず謝りました。

そしてダブルブッキングが起こった
理由を説明。

Googleカレンダーの
予約システムの不具合により
ダブルブッキングが
起こってしまった。

Google側の不具合は
こちらではどうすることもできない。

もう一人のご利用者様が
昨日先に予約申し込みをしているので
そちらの方優先でお願いしたい。

と説明すると
納得してくれました。

つまり、私も困っているという
ニュアンスで伝えました。

すると相手はちゃんと
事情を理解してくれました。

前もって自動メールで説明

私は前もって
ポータルサイトや自社サイトで
利用者が予約した際に送信する
自動送信メールに
ダブルブッキングのことを
書いていました。

内容はこちらです。

●ダブルブッキングについて
当スタジオは複数の
ポータルサイトに掲載しているため、
ごくまれにシステムの不具合等により
ダブルブッキングとなってしまう
場合がございます。

大変申し訳ございませんが、
万が一そうなってしまった場合は、
キャンセルさせていただき、
このお時間でご予約は
できないようにさせていただきます。

と、このように自動送信メールに
書いて万が一のために
対策をしていました。

前もってダブルブッキングが
起こる可能性があることを知って
ダブルブッキングが起こる。

ダブルブッキングは起こらない!と
利用者が予約を入れて
ダブルブッキングが起こる。

前者の方がダブルブッキングに
身構えているので、
心理的にある程度利用者の怒りを
鎮めることができます。

今回ダブルブッキングに
なってしまった利用者も
おそらくこの一文を読んだので
そんなにクレームに
ならなかったのだと思っています。

そして現在、
私はこの文章を次のように
書き換えました。

●ダブルブッキングについて
当スタジオは
複数のポータルサイトに
掲載しているため、
ごくまれにシステムの
不具合等により
ダブルブッキングと
なってしまう場合が
ございます。

ダブルブッキングは
システムの不具合で
起こることがほとんどです。

当スタジオではこの不具合を
修正することができず
ポータルサイト側の
問題となります。

大変申し訳ございませんが、
万が一そうなってしまった
場合はキャンセル
させていただき、
ご予約のお申し込み日が
早い方を優先
して
お使いいただくことに
なります。

何卒よろしくお願いします。

と、こんな感じです。

ちなみに私は接客が苦手なので
文章はそんなに上手くありません(汗)

問い合わせた

私はインスタベースに
ダブルブッキングが起こった
原因について調べてほしいと
問い合わせました。

いつもお世話になっております。
インスタベース運営事務局
でございます。

インスタベース同士の予約に関し、
ダブルブッキングが
発生したとのこと、
ご迷惑をお掛けし
申し訳ございません。

ご教示いただきました予約を
確認致しましたところ、
連携のGoogleカレンダーに
予定を作成(書き込み)する
タイミングに
遅延が発生していたことが
原因となります。

1.女性客様よりご予約をいただく

2.1の予約が、Googleカレンダーに
予定作成が行われなかった

3.貸し会議室 〇〇店(〇〇号室)の
カレンダーがブッロクされていない
状態となった

4.男性客様よりご予約をいただく
(ダブルブッキングが発生した)

5.4の予約が入ったタイミングで、
2の予定が書き込まれた

この度は、Googleカレンダーの
遅延によりダブルブッキングが
発生したこと、
重ねてお詫び致します。

と回答がありました。

え?

女性客からの予約は
先にGoogleカレンダーに
反映されていたような?
※うろ覚え

それにしてもこの回答

なんか違和感(笑)

さいごに

私のスタジオは
1年で予約が1000件ほど
入りました。

そしてダブルブッキングは1回。

ダブルブッキングが起こる
可能性は1000件に1回。

みなさんもダブルブッキングが
起こる可能性は十分にありますので
前もって対策しておきましょう。

システムに不具合は絶対あるので
自動配信メールでダブルブッキングが
起こる可能性があることを
利用者に伝えておきましょう。

ポータルサイトの予約や
Googleカレンダーといった
システムには不具合は必ずあります。

完璧にダブルブッキングを防ぐのは
不可能だと思ってますので、
この記事が少しでもお役に立てれば
嬉しいです。

動画

【誰でもできる】レンタルスペース運営 ダブルブッキング事前対策