仕事の優先順位は重要!効率の良いつけ方!間違えないように考えて練習しよう!

仕事関係
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会社で働くとよく「優先順位」という言葉を耳にします。
「何を先にするべきか?」
「何を後回しにするべきか?」
この判断は仕事の効率化に繋がります。
そして、私生活でも役にたちます。

私か今までいろいろな人を見てきましたが、「仕事の優先順位」を付けるのが上手い人は、やはり仕事がデキる人です。
あなたは「仕事の優先順位」を考えて仕事ができていますか?

今日はこの「優先順位」について書いていきます。

納期を決める

先ほど書きましたように、効率よく仕事ができる人は仕事に優先順位をつけて仕事をしています。
何を先にすべきかわからない!という人は次の事を意識してみましょう。

仕事に納期をつけて仕事をする。

当然ですが、納期のない仕事はありません。

私はネット通販の仕事をしています。
わかりやすく例を挙げてみます。
・セールの準備(11月スタート)
・出品作業(日々の作業)
・メルマガ配信準備(11月スタートセールのメルマガ)
・チラシの作成(上司依頼)
・在庫管理(急ぎで在庫切れにする指示を受けた)

今現在この5つの作業があるとします。
このように優先順位をつけます。
1.在庫管理(急ぎで在庫切れにする指示を受けた)
2.セールの準備(11月スタート)
3.メルマガ配信準備(11月スタートセールのメルマガ)
4.出品作業(日々の作業)
5.チラシの作成(上司依頼)

急ぎの在庫管理の指示を受けた場合は最優先です。
この作業は「在庫をゼロ」にする作業だけなのですぐに終わります。
もし売れてしまうと欠品になり悪い評価がついてしまいます。

11月スタートのセールの準備は、セールページの作成や商品のセール価格設定など、やることが多いので時間がかかってしまいます。
少し余裕を持って終わらせるようにしておきます。

メルマガの内容はセールに関する事なので、ここでメルマガ作成と配信予約をしておくとスムーズに仕事が進みます。

そして出品作業とチラシの作成です。
ここで重要なのが「チラシの作成」の納期を上司から聞いておくことです。
この「納期」によってはセールの準備よりチラシの作成を優先させなければならない場合もあるので、仕事を依頼されたときは必ず納期も併せて確認しておきましょう。
自分のスケジュールも上司に伝え、時間のかかる仕事は余裕を持って受けるようにしましょう。

日々の出品作業は「特に急ぐ必要のない作業」です。
出品作業より急ぎの仕事がある場合はそっちを優先させましょう。

何を後回しにするべきか

優先順位の低い仕事は後回しにします。
ではどのような仕事なのか?

・毎日している作業
・急ぎでしなくても良い仕事
・明日以降に終わらせても良い仕事
・チラシ作成であれば、1日集中してデザインをしたい場合

仕事をしていると突然仕事を上司から依頼されることもあります。
「急ぎ出るからよろしく」

その作業はカンタンなら先にやってしまいましょう。
先にその作業をすることにより、上司は仕事が滞ることがありません。

突然な依頼、そのような状況に備えて「時間に余裕」を持って自分の仕事をしておくことも大切です。

一番困るのが「定時○○分前」に時間のかかる仕事を頼まれた時です。
このような上司は「大迷惑」です。

私は最近上司に、定時30分前にデザインの作成を3件も頼まれました。
デザイン1件10分です。
これ、普通に考えて非常に迷惑です。
このようなな上司の下で働く上司にレベルを合わせて働かなければなりません。
上司は選べないのです。

ですがその3件のデザイン作成は3分で終わらせました。
その依頼されたデザイン、実は過去に作成済みでした。
私は過去の制作物は全て保存してあるので、それを渡して依頼完了です(笑)
というか、私が過去に作って渡したデザイン、無くされたんですね・・・。

私の場合

私は与えられた仕事は必ずメモに取り、優先順位をつけています。
優先順位を「低」「中」「高」の3つに分け、「高」に関しては期日もつけています。
人間は物事を覚えると必ず忘れます。
ですのでメモをとることにより、忘れずに仕事をすることができ、仕事のやり忘れのミスを防ぐこともでます。
詳しくはこちらの記事をお読みください。
仕事術!早く仕事を上達させるコツ!仕事上達の近道!

まとめ

仕事の優先順位がわからない人は、するべき仕事を書き出し、それに「納期」を付けて足してみましょう。
これを繰り返すとだんだんと慣れてきて、効率が良くなると思います。
メモをすることにより、仕事をやり忘れることも減るでしょう。

私の上司はメモを無くしたり忘れたりするので、そうならないようにしましょう(笑)
人の失敗談はとても役にたちます☆
私も今勤めているブラック企業で周りの失敗を見て勉強になっています。
反面教師から学べることはたくさんあります。
このブログではそのような内容を記事にしていますので、是非勉強していってください。