おすすめ仕事の効率がアップする方法!

仕事関係
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今日の記事は仕事を早く正確に終わらせるための私の方法を書いていきます☆彡

いつも残業してしまう方、残業せずにもっと自分のために時間を使いたい方に少しでもお役に立てればと思っています。

ネット通販のデスクワークをしている私のケースで紹介します☆

メモをする

私は依頼された仕事はすぐにメモをするようにしています。
私のメモはやることリストです(^O^)
エクセルに仕事内容をまとめています。
依頼された仕事を全て覚えながら仕事をするのは不可能だと思っています。

このメモを取る癖は仕事以外でも役立ちます。
最近では誠実なリフォーム会社が私の家に見積にきた際、私は相手の意見をすぐにメモしました。
「ウチの会社は他のリフォーム会社と比べて少し高い、だけどしっかりとやらせていただきます。」
「ここをこうする業者はぼったくりなので注意してください。」
「ここの工事はこうするんだよ。」
「ウチの会社より高い見積もりを出したところはぼったくってます。」
と細かく教えてくれました。

そのことを参考にして、他の複数のリフォーム会社に見積もりをしてもらう際に「あ、この人ぼったくってるな」と、ある程度見抜けるようになります(笑)

頭で長時間覚えておくことは不可能なので、メモをとりましょう。

朝イチに予定を立てる

前項目のやることリストに記入する際に必ず仕事の優先度も一緒に書いています。
私は朝出社してまず最初にやることは、スケジュール管理です。
私のやることリストに書いてある仕事は、優先度【高】、優先度【中】、優先度【下】と主に3つに分けています。
優先度を見て今日1日の仕事を8時間以内に終わらせることができるように、仕事の予定を立てます。
・優先度【高】⇒すぐにしなければならない
・優先度【中】⇒特に急がない
・優先度【下】⇒いつやってもいい

仕事内容をメモする際に、仕事の開始予定日と納期を書いておくと、仕事をやり忘れることはありません。
・出品⇒8/20までに
・広告入稿⇒開始8/28、締切9/5
このように仕事の納期なども書いておくとスケジュール管理がしやすいです。

イレギュラー

スケジュール管理をして予定通り仕事をしようとしても、必ずイレギュラーな仕事を依頼されることもあります。
そんな時はどうすればいいか?
・とりあえず仕事内容をメモする。
いつまでに終わらせればいい仕事なのかを聞く。
・その仕事がすぐに終わらせそうだったら先にやる。
・時間がかかりそうな仕事だったら後に回す。

例えば上司が急いでしてほしい仕事を急に頼んできた場合はそれを優先させます。
私が上司に頼まれた仕事をすぐに終わらせる、そうすると上司の仕事がすぐに進みます。
つまり、その仕事を後回しにすると上司の仕事が中断してしまうので、はやく終わる仕事だったら先にさっさとやってしまいます。

時間のかかる仕事を急に依頼された場合は翌日以降にするようにします。
私はデザイン業務もしていますが、急がされてデザインのクオリティを下げるようなことはしたくないので、時間のかかる仕事は常に翌日以降にしています。

最初に時間をかける

まずは「この作業もっと早く終わらせる方法はないのか?」ということを考えます。
作業効率を上げるためには、まず最初に時間をかけます。

例えば、「このエクセルの表作り、効率悪いな、何かいい関数は使えないだろうか?」。
そして関数を調べて解決策を見つけたら効率よく作業ができ、自分のスキルアップにもなります。
ネットでググれば大抵のことは解決できます☆

私の会社の従業員がいい例で、「どうすれば作業効率が上がるか」を考えないで仕事をしている為、いつまで経ってもグダグダ仕事をしています。

最初に時間をかけて効率よく仕事をする方法を見つければ、その後ずっと役立ちます。
見つけなければずっとグダグダです。
最初に時間をかけても解決しない場合もありますが、私の場合は解決できたケースの方が多かったです。

ショートカットキーを覚える

ショートカットキーは作業スピードを上げるために必ず覚えておきましょう。
私がよく使っているショートカットキーを少しだけ紹介します。

・エクセル
ctrl+矢印キー⇒データの入っているセルまで移動
shift+矢印キー⇒ドラッグしながら移動
ctrl+shift+矢印キー⇒ドラッグしながらデータの入っているセルまで移動

・フォトショップ
ctrl+n⇒新規作成
ctrl+d⇒選択範囲解除
ctrl +shift+i⇒選択範囲反転
ctrl +alt+i⇒画像解像度変更
ctrl +alt+c⇒カンバスサイズ変更
ctrl +alt+shift+s⇒ウェブ用に保存

・ブラウザ
ctrlを押しながらリンクをクリック⇒新しいタブでクリックしたページを表示

デスクトップの整理

私のデスクトップはスッキリしていて、見つけたいデータをすぐに見つけることができます。
上司のパソコンのデスクトップ画面は非常に散らかっています。
このようなデスクトップだと「あれ?この○○データどこに置いたかな?」など、
仕事をする際に「探すという作業」に時間が取られてしまい、作業効率が落ちます。
ですので、どこのフォルダになんのデータを保存してあるのかを、日頃からわかりやすく整理しておきましょう。
何かを探す作業から入る仕事は効率が良くないです。

まとめ

ネット通販のデスクワークをしている私が効率よく仕事をしている方法を書いてみました。
少しでも参考になったという声があれば幸いです(^O^)

1.すぐにメモ
2.やることリストを見る
3.仕事の優先順位や納期を見て今日1日の予定を立てる
4.残業なし

急に仕事を頼まれても残業しないように、7時間で仕事を終われるような予定にしてもいいかもしれません(笑)
8時間フルで仕事を詰め込み過ぎると大変なので、ある程度時間の余裕もあったほうがいいです(^O^)

とあくまで私の働くスタイルですので、参考程度にお願いします(^_^;)